Рко на выплату заработной платы образец заполнения. Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)? Как заполнить расходный кассовый ордер

Начиная с 2012 года проверкой соблюдения кассовой дисциплины занимаются налоговые службы. Как показывает практика, наличие нужных документов и их правильное оформление - залог успешных проверок. К денежным документам относится и расходный кассовый ордер. Помимо того, что он фиксирует выдачу денежных средств из кассы, РКО дополнительно является связующим звеном бухгалтерских проводок. Приведём образец правильного заполнения расходного кассового ордера и расскажем о нюансах его использования.

РКО - бланк для выдачи денег из кассы

В 2017 году оформлять бланки расходных кассовых ордеров (далее по тексту - РКО) обязаны только юридические лица (в т. ч. и ИП, если на него открыто юридическое лицо).

ИП без оформления юридического лица не обязаны заполнять бланки РКО, ПКО и вести кассовую книгу (такая привилегия введена с 01.06.2014).

Расходный кассовый ордер в законодательстве РФ называется так:

«Унифицированная форма № КО-2.
Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88»

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер

Как отмечено выше, этот документ свидетельствует о выдаче денежных средств из кассы. Заполнить бланк КО-2 допускается вручную на отпечатанных бланках либо с помощью компьютерной техники (с обязательным выводом на бумажный носитель).

Особенности работы с наличными у ИП

На документе ставятся подписи трёх сотрудников: руководителя, главного бухгалтера и кассира. В некоторых организациях (ИП) должности могут совмещаться, например, руководитель может исполнять обязанности главного бухгалтера, бухгалтер исполнять обязанности кассира. В таком случае подписи ставятся согласно выполняемым обязанностям: главный бухгалтер расписывается и за себя, и за кассира; директор расписывается и за себя, и за главного бухгалтера (кассира).

Кассир при выдаче денег из кассы должен следовать пунктам инструкции. Перечислим моменты, на которые стоит обратить внимание:

Кассир не имеет права выдать деньги без предварительных подписей директора и главного бухгалтера.
Кассир обязан сверить документ (паспорт) лица, получающего деньги, с данными в «расходнике».
Обязательно проверяется весь комплект документов, перечисленный в РКО.
Стоит убедиться, что получатель денег внимательно пересчитал полученную наличность в присутствии кассира.

Только теперь кассир со спокойной совестью может поставить свою подпись в РКО о выдаче денег.

Если деньги из кассы выдаются по доверенности, то кассир обязан приложить к РКО заверенную копию доверенности.

РКО выписывается бухгалтерией в единственном экземпляре. Регистрация выданных РКО производится в специально журнале (форма КО-3).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов обязателен для всех юридических лиц.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Нужно ли ставить печать на расходном кассовом ордере

Проставлять печать (штамп) на РКО не нужно . Графы «Основание» и «Приложение» в заполненном бланке КО-2 подразумевают наличие документов с печатями. Таким образом, бланк РКО имеет полную юридическую силу без печати.

Учимся заполнять РКО: алгоритм для бухгалтера (таблица)

Примеры заполнения РКО организацией

Выдача денег под отчёт

Выдача денежных средств под отчёт из кассы с оформлением РКО делается согласно правилам:

Выдавать деньги под отчёт сотруднику (либо другому лицу) только в случае полного отчёта по ранее взятым из кассы средствам;
Обязательное наличие заявления от подотчётного лица на выдачу денег на неотложные нужды, где сумма должна быть указана цифрами и прописью. Это заявление впоследствии прикладывается к РКО.

Выплата заработной платы из кассы предприятия

При выдаче заработной платы стоит придерживаться простой инструкции:

предварительная подготовка необходимой денежной суммы и расчётной ведомости;
перед выдачей денег сотрудник обязан расписаться в расчётной ведомости;
подсчёт кассиром в присутствии сотрудника нужной суммы;
выдача денег сотруднику;
обязательная фиксация в расчётной ведомости выданной и депонированной сумм (при её наличии);
выданная сумма отражается в бланке РКО (оформляется один на всю расчётную ведомость);
все кассовые документы скрепляются и хранятся вместе.

Ошибки в РКО, как и в других кассовых документах, недопустимы. Исправление ошибок допускается только в виде правильно переделанного бланка КО-2.

Если ошибка замечена слишком поздно, и исправить её не представляется возможным (например, перепутан порядковый номер РКО), то вся надежда на срок исковой давности (3 года).

Можно ли править РКО

Перечислим типовые нарушения в оформлении РКО:

выдача денег из кассы без должных подписей в бланке РКО (штраф 2–3 тыс. за каждый выявленный факт);
незаверенная копия доверенности либо её отсутствие (штраф 2–3 тыс. на должностное лицо).

Если выявленный факт ошибки повлёк за собой снижение налоговой базы, то на виновное лицо выписывается штраф от 10 тыс. рублей.

Статья 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях и статья 120 Налогового кодекса РФ.

Актуально в 2016 году.

dela.biz

Правильность заполнения

Применение расходного кассового ордера регламентировано Положением БР 373-П. Законодательством также закреплено понятие этого документа.

РКО является первичным документом, который используют юридические лица, чтобы отражать в бухгалтерском учете расход наличных средств.

Уполномоченные лица обязаны его оформлять под каждую расходную операцию, связанную с движением наличности из кассы организации. Для этого оформляется соответствующий бланк РКО. Все действия, которые могут проводиться в такой ситуации, например, индивидуальным предпринимателем регламентируются Указанием ЦБ от 11 марта 2014 г. «О порядке ведения кассовых операций ИП».

Для предприятий выписаны определенные правила оформления, согласно которым распределяются обязанности по заполнению соответствующего бланка. В разных ситуациях эту операцию имеют право заполнять следующие лица:

главный бухгалтер (при наличии этой штатной единицы);
кассир предприятия;
первый руководитель либо индивидуальный предприниматель самостоятельно.

Срок действия ордера ограничен. На сегодняшний день он составляет 1 рабочий день. Это значит, что выписанная по документу сумма должна быть получена в ту дату, которая в нем указана. Если такая возможность получения отсутствует, то необходимо оформить новый бланк.

Чтобы не ошибиться в оформлении, стоит внимательно изучить пример заполнения расходного кассового ордера. Никаких исправлений даты (зачеркивание, замазывание корректором, другие правки) или иной информации не допускается. Достаточно одного экземпляра.

Нижняя часть должна содержать подписи уполномоченных должностных лиц компании или организации. Количество этих людей ограничено. Карточки с их образцами подписей должны находиться у специалиста, выдающего средства по этому документу.

Подписантами РКО, как правило, являются:

кассир и бухгалтер;
руководитель, имеющий право первой подписи, и кассир (при отсутствии в штате должности бухгалтера);
первый руководитель или индивидуальный предприниматель.

Подписи ставятся обязательно возле указанных фамилий и инициалов. Центробанк допускает оформление РКО только в бумажном виде. Заполнение может быть с использованием машинного ввода (компьютер/принтер) или шариковой ручкой (документы, оформленные гелевыми ручками, не принимаются из-за малого срока их хранения). Цвет чернил должен быть синим (фиолетовым) или черным. Другие цвета, например, красный или зеленый не принимаются.

Функции кассира

Кассовый работник, осуществляющий выдачу средств, выполняет следующие действия:

Прежде всего, проводится проверка на наличие всех необходимых подписей. Они сверяются с образцами из карточки, которая всегда находится в кассе.
Сумма, которая указывается пропись, должна совпадать с той, что указана цифрами, и написана без орфографических ошибок.
Подтверждающие документы, указанные в бланке РКО, должны быть в наличии. Они прилагаются к ордеру.
Проводится верификация данных получателя средств (паспортная информация, ФИО) с теми, что указаны в заполненном бланке.
При отсутствии замечаний кассиром выдаются средства получателю.
Ордер передается получателю на подпись.
После этого на лицевой стороне кассир проставляет штамп и заверяет его собственной подписью.

Если в документе присутствуют видимые исправления или подчищения, то такой бланк не должен приниматься к исполнению.

Нужно знать, что расходный ордер должен оставаться в кассе, а не отдаваться на руки получателю средств.

Цели выдачи средств

Существует регламентированный перечень обстоятельств, по которым разрешена выдача средств. К ним относятся:

перечисление необходимой суммы на счет предприятия в банке;
выдача суммы сотруднику компании, который будет выполнять действия, направленные на интерес компании; в такой ситуации обязательно указываются цели мероприятия (по Указанию ЦБ РФ №1843-У) и время проведения организационных мероприятий;
выдача сотруднику предприятия для личных расходов;
снятие наличных средств ИП для нужд юридического лица, где он является единственным сотрудником.

Документооборот для РКО

В конце рабочего дня все РКО должны быть зарегистрированы в соответствующем Журнале, по которому ведется их учет. Благодаря данной процедуре контролируется работа кассира, чтобы во время ревизий не было недоразумений с остатками по кассе. Журнал отчетности ведется по форме КО-3. Индивидуальные предприниматели выполняют записи по каждому РО в кассовой книге.

Процесс хранения бумажных экземпляров организуется руководителем предприятия либо уполномоченным лицом по письменному распоряжению.

Форма актуального утвержденного документа присутствует в нормативных актах. Готовый бланк составляется на основании указанной в них информации.

Правила заполнения документа

Форма КО-2 может быть заполнена как от руки, так и с помощью специальных программ, помогающих автоматизировать внесение информации в отведенные поля документа. В заголовке обязательно прописывается название (полное или краткое), согласно уставными документам. Если отсутствуют структурные подразделения, то в соответствующем поле ставится прочерк.

В соответствующие графы прописываем следующую информацию:

Номер документа. Нумерация делается «сквозной», согласно порядковым номерам из журнала учета и ведется таким образом до конца года.
Код ОКПО. Он берется из документа, выданного статистическими органами во время регистрации предприятия.
Дата. Текущая дата выдачи средств в восьмизначном формате, где первыми идут две цифры числа, потом порядковый номер месяца двумя цифрами, затем четыре знака года.
Дебет/Кредит. Вносятся счета по бухгалтерскому учету. Юридические лица на УСН не заполняют.
Сумма руб., коп. Пишем разборчиво цифрами, отделяя копейки запятой.
Выдать. Графа заполняется в дательном падеже (кому?) с указанием ФИО получателя (Иванову Ивану Ивановичу).
Код целевого назначения. Требуется заполнять, если в организации применяется кодировка расходных/приходных операций.
Основание. Указывается тип расходных операций.
Сумма. Указываем значение прописью (буквами) в рублях, а копейки цифрами.
Приложение. Вносятся данные, если есть первичная документация, подтверждающая основание выдачи. Обязательно вносятся номера документов и даты их составления.
Получил. Это поле в документе должен заполнять получатель средств самостоятельно. Вносится информация о средствах прописью, копейки указывают цифрами. Ставится подпись получателя, текущая дата и указывается место. Допускается заполнение данных кассиром.
Выдал кассир. Информация вносится самим кассиром после выдачи наличных. Должна стоять фамилия с инициалами, а также подтверждающая подпись.

Если документ формируется с помощью программных средств, например, онлайн сервисов или установленного программного обеспечения, то это ускоряет процедуру. Номера могут присваиваться документам по порядку автоматически, также ставится дата. Незаполненными останутся графы, в которые вносится информация обязательно от руки. После распечатывания необходимо заверить все подписями.

Предлагаем скачать бланк РКО в формате WORD.

Предлагаем скачать бланк РКО в формате EXEL.

Предлагаем скачать журнал учета бланков РКО по форме КО-3.

Нюансы работы с бланком РКО

Существуют определенные тонкости в работе с расходным кассовым ордером. Их нужно учитывать, чтобы не внести путаницу в отчетность или не совершить ошибок, за которые предприятие будет рассчитываться после очередной проверки фискальными органами.

Оформляется РКО непосредственно перед выдачей. Не допускается заранее печатать готовый документ или заполнять его за несколько дней перед операцией.

Во время выдачи средств по доверенности данный факт должен быть отражен в соответствующем поле.

Оформляется единственный экземпляр без помарок и исправлений.

Наличие оттиска печати предприятия или ИП не относится к обязательным атрибутам, как считают некоторые. Документ является действительным при наличии подписей из карточек образцов. При этом необходимо обязательно указывать фамилию и инициалы подписантов.

В ордере, который используется для выдачи вознаграждения или инкассации, необязательной является подпись руководителя. Для заверения используются только оправдательные документы с его подписью.

Во время выдачи зарплаты в графе «Основание» указывается именно этот повод. Если выдается зарплата по ведомости, то РКО оформляется не на сотрудника, а на кассира, как подотчетное лицо. Приложением в этом случае является ведомость.

101biznesplan.ru

Важные аспекты

В соответствии с нормами Положения Банка России №373-П применение расходного кассового ордера по форме КО-2 допускается в следующих обстоятельствах:

перечисление денежной выручки организации на расчетный банковский счет;
при выдаче наличности сотруднику, если от него требуется осуществление действий в интересах организации. В документе прописывается сумма выдаваемых средств и срок, на который деньги выдаются. Также указывается конкретная цель выдачи, не противоречащая Указанию ЦБ РФ №1843-У;
при выдаче наличности работнику для его личных расходов;
при снятии наличности предпринимателем для нужд собственного предприятия, в котором он является единственным сотрудником.

Независимо от того как подготовлены документы, от руки или на компьютере, применяются расходные ордера исключительно в бумажном виде.

Обусловлено это необходимостью подписей на РКО ответственного субъекта, а также лица, принимающего деньги. Заверение расходного ордера посредством электронно-цифровой подписи законом не дозволяется.

Расходный ордер необходим для надлежащего оформления процесса выдачи наличности из кассы. В документе отмечается не только сумма, но и принявшее ее лицо. Обязательно указываются основания выдачи.

Форма РКО КО-2 унифицирована. Утверждена она для применения всеми предпринимателями и организациями, которые имею кассу, и осуществляют движение средств по ней.

Документ не причисляется к БСО, и заменить таковые не может. Но непременно РКО должен регистрироваться в Журнале регистрации приходных/расходных кассовых ордеров.

По завершении рабочего дня на основании всех расходников определяется кредитовая часть операций с выведением сальдо на конец дня.

Что это такое

Кассовым ордером называется документ, который представляет собой одновременно приказ кассиру от главбуха или руководителя и отчет кассира о приеме/выдаче наличных средств.

Кассовые ордера это не только документ учета кассовых операций. Это еще и инструмент контроля кассира. Ревизионное значение данный документ обретает при недоразумениях с остатком по кассе.

Расходный ордер принадлежит к категории документов кассовой дисциплины. Используется он при выдаче наличности из кассы предпринимателя.

При этом готовый документ остается в кассе после предварительной регистрации в регистрационном журнале по форме КО-3.

Кто подписывает документ

После того как РКО зарегистрирован в учетном журнале, требуется его подписание. Подписывается он руководителем юрлица и главным бухгалтером.

При отсутствии данных лиц расходный ордер может заверяться лицами с соответствующими полномочиями. Надо заметить, что подпись руководителя не считается обязательной, если таковая наличествует в прилагаемых документах.

Заполненный бланк передается кассиру. Он обследует верность оформления документа и требует документ, подтверждающий личность получателя.

Кассир вправе выдать деньги исключительно тому лицу, которое указано в РКО. При наличии ошибки в ордере, кассир возвращает его в бухгалтерию. При выдаче наличности кассир требует от получающего деньги лица расписаться в графе «Получил».

Также указывается сумма к выдаче, которая может выдаваться в любой валюте. После того как процесс передачи средств завершен кассир фиксирует данные получателя.

Затем расписывается, делает расшифровку подписи и ставит дату осуществления операции. В приложенных документах кассиром ставится печать «Оплачено» либо штамп с указанием даты операции.

Действующие нормативы

Унифицированная форма ордера КО-2 была утверждена Постановлением Госкомстата России №88 от 18.08.1998.

По ст.14-21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», ратифицированным решением Совета директоров ЦБ РФ №40 от 22.09.1993, должно соблюдать регламент создания формы КО-2 и правила отпуска наличности из кассы организации.

Суть действующих законодательных требований такова: «Расходный кассовый ордер оформляется в формате А5. Выписывается он в одном экземпляре бухгалтером, заверяется главбухом или руководителем, либо лицами их замещающими.

Затем документ регистрируется в регистрационном журнале формы КО-3. В расходнике указывается суть хозяйственной операции в качестве основания. Также прописывается перечень прилагаемых документов с указанием их номеров и времени составления».

Указанием ЦБ РФ №3352-У утверждена новая форма расходного кассового ордера для кредитных организаций. Теперь данные организации обязаны применять новый расходный кассовый ордер.

Образец заполнения 0402009, как именуется новая форма, почти аналогичен стандартной форме РКО. Отличием являются, что данный документ применяется не только при выдаче наличности, но и драгметаллов.

Образец формирования кассового расходного ордера

Порядок формирования расходного ордера строго регламентирован законодательством. Так правилами устанавливается, что документ подписывают руководитель или бухгалтер либо уполномоченные лица.

Но полномочия должны обязательно подтверждаться соответствующим приказом руководства либо надлежащей доверенностью. Отдельные источники утверждают, что заполнять ордер можно лишь в машинописном формате.

Это в корне не верно. Законом не предусмотрено ограничений по формату заполнения. Можно заполнять документ и от руки. Главное это наличие в РКО всех необходимых реквизитов.

Особого внимания заслуживает графа «Основание». Нередко ее игнорируют, хотя она считается обязательной. Основание в расходном ордере это один из элементов учета применения денежных средств.

От правильного заполнения этой графы зависит довольно много. Исходя из указанного основания, определяется необходимость уплаты налоговых и иных платежей с выдаваемой суммы.

Где взять бланк

По сути, расходный кассовый ордер это первичный учетный документ. Формы таких документов можно найти в непосредственно утвердивших их правовых актах. Здесь следует сделать уточнение относительно обязательности утвержденного формата.

Ч.4 ст.9 нового закона «О бухучете» разрешила предпринимателям с 1.01.2013 разрабатывать собственные формы первичной учетной документации при условии соблюдения основных требований.

Однако это не касается кассовых ордеров, которые по-прежнему должны применяться исключительно в утвержденной ранее форме. Найти нужный бланк, как правило, не составляет труда.

Многие веб-сайты предлагают бесплатное и платное скачивание необходимых унифицированных форм.

При использовании компьютеризованной системы для бухучета поиск бланка не требуется в принципе. В памяти системы содержатся все необходимые формы документов, нужных для кассового и бухгалтерского учета.

Общие правила составления

Общие правила по заполнению КО-2 касаются, прежде всего, правильности заполнения строк документа. Заголовок документа должен содержать название организации и структурного подразделения. При отсутствии подразделений проставляется прочерк.

Код ОКПО	Проставляется код, присвоенный предпринимателю органами статистики на момент регистрации
Номер документа	Указывается соответствующий порядковый номер ордера. Все расходники нумеруются последовательно и беспрерывно с начала года
Дата составления	Прописывается дата на момент выдачи денежных средств. Заполнять ее нужно в формате ДД.ММ.ГГГГ. Когда указываемое число меньше десяти перед ним ставится ноль
Дебет/Кредит	Прописываются соответствующие счета бухучета. Организация на УСН может не заполнять эти строки, поскольку освобождена от ведения бухучета
Сумма руб., коп.	Пишется расходуемая сумма средств из кассы. Значение пишется в рублях и копейках с разделением запятой
Код целевого назначения	Заполнить строчку нужно, если предприятие применяет систему кодировки для расхода/прихода денежной наличности
Выдать	Пишется в дательном падеже Ф.И.О. лица, которое получает деньги
Основание	Прописывается вид расходной операции
Сумма	Пишется сумма к расходу – рубли пишутся прописью, а копейки – цифрами
Приложение	Здесь перечисляются вся первичная документация, прилагаемая к ордеру и являющаяся основанием для выдачи средств. Указываются номера документов и даты составления
Получил	Данную графу заполняет непосредственно получатель денег. Он пишет полученную сумму – прописью рубли и цифрами копейки. Затем проставляет подпись и дату получения средств. Пишется наименование удостоверяющего личность документа получателя, дата и место его выдачи. Строка оформляется кассиром либо самим получателем
Выдал кассир	Эта строчка оформляется только после выдачи денег. Пишется фамилия кассира, его подпись с расшифровкой

Как заполнить онлайн

Заполнять РКО можно при помощи различных онлайн сервисов. Порядок и последовательность заполнения ордера при этом сохраняется. Примечательно, что при онлайн заполнении можно автоматизировать процесс оформления документа.

Перед началом использования автоматизированной системы в ее память заносятся необходимые реквизиты организации. Впоследствии данные организации будут автоматически заноситься в создаваемый документ.

От пользователя потребуется заполнить всего несколько строк. В частности нужно будет указать сумму, основание, получателя и приложения. Порядковый номер, как и дата создания, формируются автоматически.

Оформленный расходный ордер можно распечатать на принтере перед выдачей средств. Подписи на документе ставятся только от руки. Применение электронно-цифровой подписи не допускается.

Пример заполнения

Для лучшего понимания процедуры заполнения расходного кассового ордера желательно ознакомиться с примерами по заполнению подобных документов.

Особенности при формировании документа

Порядок формирования расходника детально расписывается во многих источниках. Но, невзирая на это, многие предприниматели не учитывают определенных особенностей данного процесса.

Отметить можно следующие моменты:

Оформлять расходный ордер необходимо перед выдачей средств из кассы	Нельзя заранее подготовить документ и использовать его при необходимости
Если деньги выдаются по доверенности	То это факт следует непременно отметить в документе
Оформлять РКО можно только в единственном экземпляре	Причем документ не должен содержать исправлений или помарок
Печать на расходном ордере вовсе не является обязательным атрибутом	Как многие полагают. Наличие/отсутствие печати не имеет особого значения, особенно при приложении распорядительных документов с печатью или первичной учетной документации. Также не требуется и печати принимающей стороны, даже если таковая является лицом юридическим
Расходный ордер формируется	На основании оправдательной документации
Ордер, составленный для отпуска вознаграждения сотрудникам или для инкассации	Не заверяется руководством. Подписываться им должен только оправдательный документ

Если в подотчет

Правила выдачи денежных средств из кассы в подотчет определяются Указанием ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014.

При выдаче наличных средств из кассы подотчетному лицу на расходы, касающиеся реализации деятельности юрлица готовится РКО в соответствии с письменным заявлением от подотчетного лица.

Заявление пишется в произвольной форме, содержит данные о сумме средств, периоде, на какой выдается наличность, дату и подпись руководителя.

Обязанностью получившего подотчетные деньги лица является возврат выданных средств в продолжение трех рабочих дней со времени истечения периода, на который выдавались средства либо в день выхода на работу.

Трата средств должна быть подтверждена надлежащими документами и авансовым отчетом.

Предъявление авансового отчета требует проверки его бухгалтерией, утверждения руководством и окончательного расчета по данному документу.

Выдаваться под отчет деньги могут только при абсолютном погашении подотчетным лицом всякой задолженности по принятой ранее подотчетной наличной сумме.

На выдачу зарплаты

Согласно «Порядку ведения кассовых операций» при выдаче зарплаты по ведомости составлять расходный кассовый ордер обязательно.

Также можно составить РКО по каждому отдельному сотруднику, указав в качестве основания «Выдача заработной платы». При выдаче зарплаты по ведомости расходный ордер оформляется кассира, как на получающее лицо.

В графе «Получил» пишется Ф.И.О. кассира, основанием становится выдача зарплаты работникам. Приложением выступает платежная ведомость.

В получении суммы расписывается кассир, который и становится ответственным за полученную сумму.

Образец заполнения расходного кассового ордера на зарплату по ведомости отличается от обычного заполнения лишь основанием и тем, что получателем является сам кассир.

Этот порядок предусмотрен и п.1.6 Положения Банка России №373-П от 12.10.2011.

В соответствии с этим документом зарплату должен выдавать кассир. На всю сумму денег, выдаваемых в качестве зарплаты по ведомости, составляется один расходный кассовый ордер.

В целом заполнение расходного кассового ордера не представляет особой сложности. Но обязательно нужно учитывать особенности заполнения данного документа.

Неправильное или ненадлежащее оформление документа станут основанием для признания документа недействительным.

buhonline24.ru

Основные правила заполнения и применения

Расходный кассовый ордер (далее РКО) – первичный документ, использующийся индивидуальным предпринимателем для отражения в бухгалтерском учете расхода наличных средств. Фактически он оформляется при каждой операции расхода (выплаты) денежных средств из кассы предприятия наличными.

Порядок ведения кассовых операций на предприятиях и соответственно применение расходного ордера в учете закреплены на законодательном уровне. Таким регламентирующим законодательным актом является Указание ЦБ Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций ИП» последняя редакция 11.03.14 г.

Рассмотрим главные правила оформления РКО.

Заполнение расходного кассового ордера может быть возложено:

на главного бухгалтера — в случае наличия в штате;
на кассира предприятия;
на руководителя/ ИП – в случае отсутствия в штате вышеуказанных должностей.

Выписывается РКО на определенный срок. Срок действия – один день, то есть средства должны и могут быть получены в день его составления. В случае несоблюдения этого требования необходимо выписывать новый ордер, действия по исправлению даты в старом не допускаются.

Расходный кассовый ордер должен составляться в единственном экземпляре.

Образец бланка РКО для ИП (пример):

Верно оформленный ордер в обязательном порядке предусматривает наличие подписей должностных лиц предприятия.

Кто должен и может подписывать РКО зависит от штата предприятия, а именно:

бухгалтер и кассир;
руководитель и кассир – при отсутствии в штате бухгалтера;
руководитель/ИП – при отсутствии в штате бухгалтера и кассира.

Согласно Указанию ЦентроБанка ордер может быть оформлен как в бумажном варианте, так и представлен в электронной форме.

РКО в электронной форме может быть подписан ИП с помощью электронной подписи.

При оформлении на бумаге расходный кассовый ордер может заполняться вручную или с использованием программно-технических средств (компьютеров). Заполнение от руки используется редко, так как это довольно длительный процесс. Но его не избежать в случае поломки компьютера или отсутствия электропитания на предприятии.

Последовательность действий, которые необходимо осуществить кассовому работнику при выдаче средств из кассы по РКО:

Проверить наличие всех необходимых подписей на документе и сверить их с карточками образцов. Карточки образцов всегда должны находиться в кассе.
Проверить, что сумма, указанная цифрами, соответствует сумме указанной прописью и отсутствуют ошибки.
Обратить внимание на фактическое наличие дополнительных документов, в случае если они указаны в РКО.
Провести сверку данных получателя наличных: фамилию, имя, отчество и данные паспорта должны совпадать с указанными в РКО.
Если замечания отсутствуют – кассир выдает денежные средства из кассы.
Совместно с выдачей денежной наличности передает ордер на подпись получателю, затем ставит собственную и заверяет штампом (печатью).
Кассир обязан осуществить запись по каждому выписанному РКО в кассовую книгу ИП.

Внимание! Исправление в РКО дат, фамилий, подписей недопустимо.

Существует перечень возможных на предприятии расходных операций, которые предусматривают оформление РКО. Например, это может быть выплата ежемесячной зарплаты, стипендий, выдача средств под отчет сотруднику на командировку, выдача наличности отдельному филиалу (подразделению) предприятия. Выплата ежемесячной зарплаты по РКО осуществляется на основании ведомости о начисленной зарплате.

Образец заполнения РКО на зарплату (пример):

Организация процесса хранения бумажных или электронных РКО осуществляется руководителем предприятия.

Также к обязанностям руководителя можно отнести:

Обеспечение кассира штампом или печатью (далее печать). Печать проставляется на ордере при осуществлении выдачи наличных. Также печать должна быть изготовлена надлежащим образом с обязательным указанием реквизитов.
Обеспечить наличие в кассе образцов подписей. Должны быть представлены образцы подписей лиц, в полномочия которых входит подписание кассовых документов.

ИП может ставить оттиск своей печати на РКО, но её проставление не регламентировано законодательством, т.е. необязательно.

Заполнение утвержденной формы бланка РКО

Форма (бланк), рассматриваемого бухгалтерского документа, утверждена Комитетом статистики РФ в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм учета кассовых операций … » № 88, последняя редакция от 03 мая 2000 г.). Номер утвержденной формы РКО, согласно постановлению – № КО-2.

Образец заполнения РКО для ИП (пример):

Рассмотрим подробнее нюансы правильного заполнения реквизитов бланка:

в строках «Организация» и «Структурное подразделение» указывается полное название, при отсутствии подразделения проставляется «——-» (прочерк);
«№ документа» и «Дата» должны быть идентичны регистрационному № в журнале регистрации расходных документов предприятия;
ячейки «Дебет» (код подразделения, № кор./счета, код аналитического учета по кор. счету) заполняются при использовании ИП таковых в учете, в случае отсутствия ставится «———» (прочерк);
строка «Кредит» — согласно плану счетов указывается счет — 50 «Касса»;
«Код назначения» — должен соответствовать цели выдачи. Ставится прочерк, в случае если предприятие не использует в учете целевые коды;
«Выдать» — указываются данные получателя, ФИО прописывается полностью, сокращения не допускаются;
«Основание». Например, можно указать следующее: аванс на командировку, выдача материальной помощи, выдача стипендий, зарплаты и прочее;
строка «Сумма» — заполняется прописью. Свободное место строки прочеркивается;
ячейка «Сумма» — заполняется цифровое значение;
«Приложение» — при наличии дополнительных документов заполняются реквизиты этих документов, например, доверенность.

Соблюдение выше представленных правил заполнения бланка и срока действия ордера позволит не допустить грубых ошибок и исправлений при оформлении и использовании РКО. С образцом утвержденного бланка можно также ознакомиться на сайте Комстата РФ.

Ведение бухгалтерского учета на предприятии предусматривает оформление ряда первичных документов. Расходный кассовый ордер входит в список одного из таких документов. Основные правила заполнения и форма бланка ордера, утверждены и закреплены в законодательных актах. Изучение и знание правил позволит индивидуальному предпринимателю (ИП) не допустить ошибок в своей практической деятельности.

Основные правила заполнения и применения

Рассмотрим главные правила оформления РКО.

Заполнение расходного кассового ордера может быть возложено:

на главного бухгалтера — в случае наличия в штате;
на кассира предприятия;
на руководителя/ ИП – в случае отсутствия в штате вышеуказанных должностей.

Выписывается РКО на определенный срок. Срок действия – один день, то есть средства должны и могут быть получены в день его составления. В случае несоблюдения этого требования необходимо выписывать новый ордер, действия по исправлению даты в старом не допускаются.

Расходный кассовый ордер должен составляться в единственном экземпляре.

Образец бланка РКО для ИП (пример):

Кто должен и может подписывать РКО зависит от штата предприятия, а именно:

бухгалтер и кассир;
руководитель и кассир – при отсутствии в штате бухгалтера;
руководитель/ИП – при отсутствии в штате бухгалтера и кассира.

РКО в электронной форме может быть подписан ИП с помощью электронной подписи.

Проверить наличие всех необходимых подписей на документе и сверить их с карточками образцов. Карточки образцов всегда должны находиться в кассе.
Проверить, что сумма, указанная цифрами, соответствует сумме указанной прописью и отсутствуют ошибки.
Обратить внимание на фактическое наличие дополнительных документов, в случае если они указаны в РКО.
Провести сверку данных получателя наличных: фамилию, имя, отчество и данные паспорта должны совпадать с указанными в РКО.
Если замечания отсутствуют – кассир выдает денежные средства из кассы.
Совместно с выдачей денежной наличности передает ордер на подпись получателю, затем ставит собственную и заверяет штампом (печатью).
Кассир обязан осуществить запись по каждому выписанному РКО в кассовую книгу ИП.

Внимание! Исправление в РКО дат, фамилий, подписей недопустимо.

Образец заполнения РКО на зарплату (пример):

Организация процесса хранения бумажных или электронных РКО осуществляется руководителем предприятия.

Также к обязанностям руководителя можно отнести:

Обеспечение кассира штампом или печатью (далее печать). Печать проставляется на ордере при осуществлении выдачи наличных. Также печать должна быть изготовлена надлежащим образом с обязательным указанием реквизитов.
Обеспечить наличие в кассе образцов подписей. Должны быть представлены образцы подписей лиц, в полномочия которых входит подписание кассовых документов.

ИП может ставить оттиск своей печати на РКО, но её проставление не регламентировано законодательством, т.е. необязательно.

Заполнение утвержденной формы бланка РКО

Образец заполнения РКО для ИП (пример):

Рассмотрим подробнее нюансы правильного заполнения реквизитов бланка:

в строках «Организация» и «Структурное подразделение» указывается полное название, при отсутствии подразделения проставляется «——-» (прочерк);
«№ документа» и «Дата» должны быть идентичны регистрационному № в журнале регистрации расходных документов предприятия;
ячейки «Дебет» (код подразделения, № кор./счета, код аналитического учета по кор. счету) заполняются при использовании ИП таковых в учете, в случае отсутствия ставится «———» (прочерк);
строка «Кредит» — согласно плану счетов указывается счет — 50 «Касса»;
«Код назначения» — должен соответствовать цели выдачи. Ставится прочерк, в случае если предприятие не использует в учете целевые коды;
«Выдать» — указываются данные получателя, ФИО прописывается полностью, сокращения не допускаются;
«Основание». Например, можно указать следующее: аванс на командировку, выдача материальной помощи, выдача стипендий, зарплаты и прочее;
строка «Сумма» — заполняется прописью. Свободное место строки прочеркивается;
ячейка «Сумма» — заполняется цифровое значение;
«Приложение» — при наличии дополнительных документов заполняются реквизиты этих документов, например, доверенность.

Соблюдение кассовой дисциплины является одной из самых важных обязанностей любого юридического лица, занимающегося предпринимательской деятельностью. Для этого ему приходится заполнять специальные документы, фиксирующие как поступление, так и расход денег в кассе.

Такая документация включает в себя приходной и расходный кассовый ордер (ПКО и РКО), кассовые книги.

Порядок их заполнения строго нормирован и при недостаточном его соблюдении можно нарваться на неприятности с проверяющими органами. Чтобы предприниматели могли этого избежать и полностью представляли с чем имеют дело предлагается нижеследующая информация.

Заполнение формы КО-2

Форма КО-2 или РКО представляет собой важнейший документ в области кассовой дисциплины. В отличие от ПКО, обязанность её заполнения возникает не при поступлении денег на кассу, а при их выдаче. Но как и в случае с ПКО, РКО оформляется за подписью главного бухгалтера или лица его замещающего. Помимо него бумаги визирует кассир, как ответственное за выдачу лицо и сам получатель наличных.

В 2015 г. и последующие годы оформлять бланк РКО обязаны только юридические лица-предприниматели, поскольку с июня 2014 г. такая обязанность была законодательно снята с индивидуальных предпринимателей.

Последним больше не нужно вообще оформлять какие-либо документы, относящиеся к категории кассовой дисциплины, включая кассовые книги.

Бланк РКО, носящие название форма КО-2, в 2015 и 2016 гг. остался таким же, как и до того. В этом можно убедиться, если скачать его.

Приходный кассовый ордер

При чём, скачать документ можно совершенно бесплатно в различных форматах.

Образец заполнения РКО доступен любому, но кроме того, чтобы его увидеть нужно также знать правила заполнения.

Образец заполнения расходного кассового ордера

Эти правила довольно просты, но без них невозможно успешное ведение отчётности.

Первая строка предназначена для того, чтобы в ней указывать как название организации, ведущей РКО, так и правовую форму её деятельности.
Если компания имеет код ОКПО, то он вписывается в соответствующую графу. Он должен полностью совпадать с данными из Росстата. Если же он отсутствует, то можно ставить прочерк, как и в других случаях, когда строка не заполняется.
При заполнении бумаг не материнской компанией, а её структурным подразделением, наименование последнего вписывается в предназначенную для этого графу.
В поле, предназначено для номера документа, вписывается номер РКО исходя из сквозной нумерации с начала календарного года.
Вписываемая в необходимую строку дата заполнения должна совпадать с днём, когда деньги были собственно выданы из кассы.
В выделенной для этого строке, структурные подразделения вписывают свой код. В противном случае ставится прочерк, как было отмечено выше.
Номер счёта, по дебету которого производится выдача денег, должен быть указан в графе «Корреспондирующий счёт, субсчёт». Для заполнения нужно сверяться с планом счетов бухучёта:

В случае, если происходит зачисление на расчётный счёт в банке – 51;
Если деньги нужны для расчётов с подрядчиками или поставщиками – 60;
Если же они нужны для выплаты зарплаты – 70;
Для расчётов с всевозможными подотчётными лицами – 71;
С работниками, но не по зарплате – 73;
Выплаты доходов учредителям – 75-2.

Если у компании нет аналитического кода, то в соответствующей графе нужно ставить прочерк.
Номер кредитного счёта, по которому отображается выдача наличных из кассы указывается в строке «Кредит».
Сумма должна указываться цифрами в одной строке и буквами – в другой, следующей ниже. Копейки указываются цифрами и в последнем варианте.
Если используется система кодирования целевого назначения, то необходимо заполнить строку, которая предназначена для этого.
В предназначенной для этого графе указывается имя лица или название организации, которым из кассы выдаются наличные.
В следующей строке указывается по какой причине, с какой целью была произведена выплата.
Если к РКО прилагаются документы, то их реквизиты вписывают в строку «Приложение».
В соответствующих строках заполняются данные на руководителя юридического лица и его главного бухгалтера. Они же ставят свои подписи.
Указываются и данные на получателя. Заполняет графы он самостоятельно, вписывая и выдаваемую сумму буквами (если есть копейки, то их – цифрами). В конце ставит собственноручную подпись.
Кассир выписывает данные из документа, который является свидетельством личности получателя. Обычно – это паспорт.
Строка с данными о себе и своей подписью кассиром заполняется лишь после того, как он выдаст на руки получателю деньги.

Исправлять какие-либо ошибки после заполнения строго запрещено. Руководитель юридического лица не обязан ставить подпись прямо на документ, если он расписался на бумагах из приложения.

Заполненный ордер не нужно выдавать получателю наличных – он остаётся в кассе.

Сегодня любой актуальный образец заполнения РКО, в том числе за 2015 г. можно свободно скачать в интернете.

Пример заполнения расходного кассового ордера

Или посмотреть в этой статье.

Для расчётов с подрядчиками или поставщиками;
Выдача наличных из кассы на матпомощь работнику;
Для передачи на банковский счёт.

Каждый бланк наглядно показывает простоту и сложность правильного соблюдения кассовой дисциплины и заполнения РКО.

Образец заполнения расходного кассового ордера в подотчет можно скачать на нашем сайте ниже. Из статьи вы узнаете о том, что нужно вписывать в каждой строке бланка при оформлении расходного кассового ордера (РКО).

Как правильно выдать деньги в подотчет

Бухгалтеру при выдаче наличных денег в подотчет по расходному кассовому ордеру необходимо придерживаться определенных правил, установленных порядком ведения кассовых операций (п. 6 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Рассмотрим основные действия при выдаче денег:

От работника принимается заявление, в котором содержится просьба о выдаче определенной суммы на указанный срок, написанное в свободной форме на имя руководителя. Проверяется решение руководителя, его подпись и дата. Вместо заявления в бухгалтерию может быть передан оформленный распорядительный документ (распоряжение/приказ). Такое заявление (распоряжение/приказ) служит основанием для выдачи денег в подотчет.

ВАЖНО! С 19.08.2017 отсутствие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У).

Далее в единственном экземпляре оформляется расходный кассовый ордер. Подписывается бухгалтером или руководителем (если нет бухгалтера и он (руководитель) совмещает должность бухгалтера и руководителя).
Оформленный РКО вместе с заявлением передается кассиру, который проверяет все пункты расходника на правильность заполнения, сверяет с документом — основания выдачи.
Кассир подготавливает деньги, проверяет личность подотчетника по полученному от него паспорту, передает ему РКО для подписи.
После подписи работником кассового ордера кассир выдает деньги и ставит свою подпись в РКО.
Затем делается запись в кассовой книге.

ВАЖНО! Индивидуальные предприниматели в соответствии с указанием ЦБ РФ № 3210-У с 01.06.2014 года могут по своему усмотрению не оформлять приходные и расходные ордера и не вести кассовую книгу.

Образец РКО на выдачу в подотчет: из чего состоит документ

Глядя на бланк расходно-кассового ордера, можно условно разделить его на три основные части:

в первой указываются реквизиты документа;
во второй пишется, на какие цели и кому выдаются деньги, с простановкой корреспондирующих счетов и подписей ответственных лиц;
в третьей оформляется сама процедура выдачи наличных с подписями исполнителей.

Здесь вы можете скачать бланк расходно-кассового ордера по форме КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Рассмотрим образец построчного заполнения РКО на подотчет ― какие сведения и как нужно в него вписывать.

Наименование строки
Организация	Пишется название, как указано в учредительных документах
	Проставляется код, полученный при регистрации в отделе статистики
Структурное подразделение	Если есть такая единица, строка заполняется, если нет, ставится прочерк
Номер документа	Указывается очередной номер РКО
Дата составления	Пишется дата выдачи денег в подотчет
Код структурного подразделения	Вносится присвоенный код имеющемуся филиалу
Корреспондирующий счет	В случае выдачи в подотчет ставится счет 71
Код аналитического учета	Пишется присвоенный конкретному подотчетнику код
	Ставится счет 50
Сумма, руб., коп.	Указывается выдаваемая сумма цифрами
	Вписывается Ф. И. О. подотчетного лица
Основание	В случае выдачи в подотчет пишется: «под отчет», указывается цель, например «на приобретение товара» или «на командировочные расходы», и документ ― «заявление работника»
	Прописью с заглавной буквы пишутся рубли, копейки - цифрами, пустое место строки прочеркивается
Приложение	Указывается документ: заявление сотрудника и дата его составления
Руководитель, Главный бухгалтер	Подписываются ответственные лица с расшифровкой Ф. И. О.
	Подотчетник прописью указывает сумму с заглавной буквы и делает прочерк в свободном месте, далее проставляет дату получения денежных средств
	Подотчетник ставит свою подпись, подтверждая получение денежных средств.
	Вписываются данные документа, удостоверяющего личность работника, которому выдаются наличные
Выдал кассир	Работник, выдавший деньги, ставит подпись и делает полную расшифровку своего Ф. И. О

Исправления при заполнении РКО не разрешаются. Документ должен быть оформлен без ошибок и помарок. В организации руководитель может выполнять функции бухгалтера и кассира. В этом случае рекомендуется издать распорядительный документ о возложении обязанностей бухгалтера на руководителя.

Чтобы узнать, какими документами регламентируются правила заполнения расходного кассового ордера, прочитайте статью «Как заполняется расходный кассовый ордер?» .

Основание в РКО при выдаче в подотчет

Как мы уже выяснили, деньги в подотчет могут быть выданы на основании изданного распорядительного документа или заявления подотчетника, подписанного руководителем. Заявление допускается как написать как от руки, так и представить в печатном виде. Оно может иметь примерно такой вид:

Директору ООО «Рассвет»

М. М. Шиповалову

от водителя Ю. В. Звягинцева

Заявление

Прошу выдать мне 1 000 руб. 00 коп. (одну тысячу рублей) сроком на 10 календарных дней на покупку ГСМ для служебного автомобиля.

Ю. В. Звягинцев 11.05.2018

Разрешаю

Директор ______________ М. М. Шиповалов 11.05.2018

При оформлении РКО в строке для указания основания пишется «под отчет» и указывается документ («заявление») с датой его составления. Форму заявления также рекомендуется утвердить приказом об учетной политике в качестве приложения к положению о расчетах с подотчетными лицами.

ВАЖНО! С 01.06.2014, на основании того, что работником организации считается человек, работающий как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору, деньги под отчет могут выдаваться также лицам, заключившим гражданско-правовой договор с организацией.

Хотите узнать, когда может получить директор деньги в подотчет? Тогда читайте статью «Как правильно выдать деньги в подотчет директору?» .

Образец заполнения РКО подотчетному лицу

Начинающему бухгалтеру, а также тем практикующим бухгалтерам, которые захотят проверить себя в правильности заполнения РКО подотчетному лицу, мы предлагаем скачать образец заполнения расходного ордера на подотчет прямо здесь.

Итоги

Необходимо помнить, что перед началом заполнения РКО бухгалтер должен получить от сотрудника его собственноручное заявление, завизированное руководителем. Оформлять расходный кассовый ордер нужно аккуратно, нельзя допускать ошибки и делать исправления. Для этого советуем скачать наш образец и всегда иметь его под рукой.

Соблюсти порядок выдачи средств под отчет и проконтролировать их целевое использование может помочь внутренний документ, описывающий порядок расчетов с подотчетными лицами.

РКО - бланк для выдачи денег из кассы

В 2019 году оформлять бланки расходных кассовых ордеров (далее по тексту - РКО) обязаны все организации независимо от их организационно-правового статуса и используемой системы налогообложения. Это правило указывается в п.4 ст.346.11, п.5 ст.346.26 НК РФ. Таким образом, определённый порядок учёта и ведения кассовых операций распространяется на:

Организации, без учёта формы собственности (государственная, частная и т.д.);
Предприятия и ИП, которые осуществляют работу с кассовой техникой;
Индивидуальных предпринимателей, которые принимают наличные;
Организации и ИП, использующие бланки строгой отчётности.

Со временем законодатель упростил порядок ведения кассовых операций для определённых категорий предпринимателей. В 2019 году на послабления могут рассчитывать:

Индивидуальные предприниматели;
Малые предприятия и организации, имеющие статус микропредприятий.

Ведение кассы в упрощённом порядке зафиксировано в п.1 Указаний Банка России №3210-У от 11.03.2014 года «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями».

Особенности упрощённого порядка состоят в следующих моментах. Микропредприятиям и ИП разрешено не устанавливать кассовый лимит. Ввиду этого они могут не озадачиваться ведением приходных и расходных ордеров, кассовых книг. Это положение утверждено в абзаце 10 п.2 и абзаце 9 п.4.6 Указаний Банка России.

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер

Как выписать РКО

Расходно-кассовый ордер представляет собой учётный документ, имеющий унифицированную форму ОКУД 0310002 (согласно Постановлению №88 от 18.08.1998 года). Основанием для расходования наличных средств, исключая выдачу заработной платы, согласно действительных законодательных норм, считают:

Приказ руководителя организации о выделении денежных средств для нужд компании;
Заявление наёмного сотрудника о выдаче денежных средств под отчёт;
Выдача наличных средств на командировочные расходы;
Выдача денег, предназначенных наёмному работнику в качестве материальной помощи.

Выдача наличных средств из кассы предприятия осуществляется на основании расходного кассового ордера. Получив РКЛ, кассир обязан проверить правильность оформления, наличие всех подписей должностных лиц. Также при обработке РКО кассиру предстоит проверить соответствие сумм, написанных в цифровом варианте и прописью. Если по итогам проверки будут выявлены какие-либо замечания (неправильно оформленный документ, отсутствие подписи главного бухгалтера и т.д.), кассир вправе отказать в выдаче наличных.

Перед тем, как выдать наёмному работнику на руки наличные средства, кассир обязан запросить у получателя паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. После этого он сверяет информацию, указанную в РКО с данными паспортных реквизитов, вписывает в соответствующие графы необходимую информацию. Также на платёжном документе ставится личная подпись лица, который выдал наличные, и печать организации с надписью «Оплачено». После заполнения РКО кассир передаёт средства получателю. Тот обязан пересчитать их, не отходя от кассы, расписаться в РКО.

Особенности работы с наличными у ИП

Кассир не имеет права выдать деньги без предварительных подписей директора и главного бухгалтера.
Кассир обязан сверить документ (паспорт) лица, получающего деньги, с данными в «расходнике».
Обязательно проверяется весь комплект документов, перечисленный в РКО.
Стоит убедиться, что получатель денег внимательно пересчитал полученную наличность в присутствии кассира.

Только теперь кассир со спокойной совестью может поставить свою подпись в РКО о выдаче денег.

Если деньги из кассы выдаются по доверенности, то кассир обязан приложить к РКО заверенную копию доверенности.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов обязателен для всех юридических лиц.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Нужно ли ставить печать на расходном кассовом ордере

Учимся заполнять РКО: алгоритм для бухгалтера (таблица)

Поле	Что содержит
«Организация»	Наименование организации, оформившей РКО.
«Номер документа»	Порядковый номер расходного кассового ордера. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация. Все бланки РКО-2 нумеруются согласно реестру РКЛ без пропусков и дублирования одинаковых номеров. Зачастую регистрационная книга заводится на предприятии с началом нового календарного года.
«Дата составления»	Дата оформления расходного кассового ордера.
«Код структурного подразделения»	Код подразделения, из которого расходуются денежные средства. Имеет смысл заполнять это поле, если указано структурное подразделение.
«Корреспондирующий счёт, субсчет»	Дебетовый счёт бухгалтерской операции, формируемой на основании расходного ордера.
«Код аналитического учёта»	Объект аналитического учёта корреспондирующего счёта.
«Кредит»	Счёт по кредиту бухгалтерской операции, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счёт 50 - «Касса».
«Сумма, руб. коп.»	Расходуемая из кассы сумма цифрами.
«Выдать»	Лицо (Ф. И. О. полностью), которому выдаются наличные денежные средства.
«Основание»	Назначение использования выдаваемых денежных средств, например, на выплату зарплаты.
«Сумма»	Указывается с начала строки с заглавной буквы сумма выдачи прописью в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если сумма расхода номинирована в валюте «рубль» заменяется на наименование валюты.
«Приложение»	Перечень прилагаемых документов с указанием их реквизитов.
«Получил»	Сумма выданных денежных средств прописью. Поле заполняет лицо, получившее денежные средства по расходному кассовому ордеру. Сумма указывается с начала строки с заглавной буквы прописью в рублях и копейках.
«По»	Наименование, номер, дата и место выдачи удостоверяющего личность получателя документа.

Оформленный документ подписывается уполномоченными лицами (главный бухгалтер, руководитель организации или иные должностные лица, имеющие право подписи финансовой документации). Также на учётном документе ставится печать организации с надписью «Оплачено».

Примеры заполнения РКО организацией

Выдача денег под отчёт

Выдача денежных средств под отчёт из кассы с оформлением РКО делается согласно правилам:

Выдавать деньги под отчёт сотруднику (либо другому лицу) только в случае полного отчёта по ранее взятым из кассы средствам;
Обязательное наличие заявления от подотчётного лица на выдачу денег на неотложные нужды, где сумма должна быть указана цифрами и прописью. Это заявление впоследствии прикладывается к РКО.

Выплата заработной платы из кассы предприятия

При выдаче заработной платы стоит придерживаться простой инструкции:

предварительная подготовка необходимой денежной суммы и расчётной ведомости;
перед выдачей денег сотрудник обязан расписаться в расчётной ведомости;
подсчёт кассиром в присутствии сотрудника нужной суммы;
выдача денег сотруднику;
обязательная фиксация в расчётной ведомости выданной и депонированной сумм (при её наличии);
выданная сумма отражается в бланке РКО (оформляется один на всю расчётную ведомость);
все кассовые документы скрепляются и хранятся вместе.

Можно ли править РКО

Перечислим типовые нарушения в оформлении РКО:

выдача денег из кассы без должных подписей в бланке РКО (штраф 2–3 тыс. за каждый выявленный факт);
незаверенная копия доверенности либо её отсутствие (штраф 2–3 тыс. на должностное лицо).

Статья 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях и статья 120 Налогового кодекса РФ.

Образцы заполнения бланков РКО

При выплате заработной платы группе сотрудников оформляется один бланк РКО. В случае когда основание получения отличается у разных сотрудников, целесообразнее оформить разные РКО.

Из кассы предприятия выдаются деньги для сдачи в кассу обслуживающего банка. В таком случае деньги в банк отправляются с кассиром либо сдаются службе инкассации. РКО в этом случае может выглядеть следующим образом.

Если материальная помощь оказывается одному лицу, то оформлять платёжную ведомость необязательно. Достаточно подписи в бланке РКО. Допускается оформление выдачи материальной помощи группе лиц по одному РКО, для чего необходимо обязательное оформление платёжной ведомости.

Расходный кассовый ордер (КО-2) - необходимый документ для правильного ведения кассового учёта. Правильно заполненный бланк поможет вам не только найти возможные недочёты в организации денежного оборота, но и снизит риск наказания во время проверки контролирующими органами.